Datenschutzinformation für Klientinnen und Klienten

nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung | Stand: 5. August 2026

Diese Information erläutert, wie ich personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Paartherapie und Paarberatung, Trennungs- und Einzelberatung sowie Psychotherapie nach dem Heilpraktikergesetz verarbeite. Sie gilt für Daten, die ich unmittelbar von Ihnen erhalte, und für Daten, die mir insbesondere eine Partnerin oder ein Partner über Sie mitteilt.

1. Verantwortlicher

Xaver Schütten

Psychologe M.Sc., Heilpraktiker für Psychotherapie und systemischer Paartherapeut

Praxis Xaver Schütten

Mauritiussteinweg 112

50676 Köln

E-Mail: info@paartherapie-schuetten.de

Telefon: 0174 8282482

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich unmittelbar an mich wenden.

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Je nach Anlass und vereinbarter Leistung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  1. Stammdaten, insbesondere Name, Anschrift und gegebenenfalls Geburtsdatum
  2. Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adresse und Telefonnummer
  3. Termin-, Vertrags- und Kommunikationsdaten
  4. Angaben zur Beziehung, Familie, Lebenssituation und zu beteiligten Personen
  5. Gesundheitsdaten und Angaben zu psychischen Beschwerden, Diagnosen, Behandlungsverläufen oder Medikation, soweit sie für die vereinbarte Leistung erforderlich sind
  6. gegebenenfalls Angaben zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung, wenn diese von Ihnen thematisiert werden und für die Beratung oder Behandlung relevant sind
  7. Sitzungsinhalte, Arbeitsnotizen und therapeutische beziehungsweise beratungsbezogene Dokumentation
  8. bei freiwilliger Audioaufnahme vorübergehend Audiodaten, Transkriptionsdaten und eine KI-gestützt erstellte Gesprächsnotiz
  9. Rechnungs-, Zahlungs- und steuerlich erforderliche Daten
  10. technische Nutzungs- und Verbindungsdaten der eingesetzten Kommunikationsdienste.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Kontakt, Terminverwaltung und Vertrag

Ich verarbeite Kontakt-, Termin- und Vertragsdaten, um Anfragen zu beantworten, Termine zu vereinbaren, die gewählte Leistung durchzuführen und die Kommunikation zu organisieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

3.2 Psychotherapie nach dem Heilpraktikergesetz

Bei einer heilkundlichen psychotherapeutischen Behandlung verarbeite ich Gesundheitsdaten, soweit dies für Diagnostik, Behandlung, Dokumentation und Versorgung erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 Buchst. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO.

3.3 Paartherapie, Paarberatung, Trennungs- und Einzelberatung

Nicht jede Paartherapie oder Beratung ist eine heilkundliche Behandlung. Allgemeine Vertrags-, Kontakt- und Termindaten verarbeite ich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit in einer nicht heilkundlichen Beratung Gesundheitsdaten, Angaben zum Sexualleben oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten erforderlich werden, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3.4 Dokumentation und Qualitätssicherung

Ich dokumentiere die für die Behandlung oder Beratung erforderlichen Inhalte, den Verlauf und wesentliche fachliche Entscheidungen. Die Dokumentation dient der fachgerechten Durchführung, der Kontinuität, der Rechenschaft und gegebenenfalls der Sicherung von Rechtsansprüchen. Bei heilkundlicher Behandlung gelten insbesondere Art. 9 Abs. 2 Buchst. h DSGVO, § 22 BDSG und § 630f BGB. Bei nicht heilkundlicher Beratung gelten die oben beschriebenen Vertrags- und Einwilligungsgrundlagen.

3.5 Abrechnung und gesetzliche Pflichten

Ich erstelle Rechnungen mit Namen und Anschrift und verarbeite Überweisungsdaten, um Leistungen abzurechnen und steuerliche sowie handels- beziehungsweise aufbewahrungsrechtliche Pflichten zu erfüllen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO, insbesondere in Verbindung mit § 147 AO und § 14b UStG.

3.6 Rechtsansprüche und Sicherheit

Soweit erforderlich, verarbeite ich Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie zur Sicherung meiner Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht in der Wahrung meiner Rechte und im Schutz vertraulicher Daten.

4. Datenquellen bei Paaren und Angaben über Dritte

Bei Paaren erhalte ich Informationen häufig zunächst von der Person, die den Termin bucht oder Kontakt aufnimmt. Dabei können auch Daten über die andere Person, Familienangehörige oder weitere Beteiligte mitgeteilt werden. Quellen sind insbesondere die betroffenen Personen selbst, ihre Partnerin oder ihr Partner, Doctolib sowie von Ihnen benannte Kontakt- oder Vermittlungspersonen.

Ich verarbeite Angaben über Dritte nur, soweit sie für die Beratung oder Behandlung erforderlich sind. Beide Partner erhalten diese Datenschutzinformation spätestens beim ersten eigenen Kontakt beziehungsweise zu Beginn der ersten gemeinsamen Sitzung.

Die datenschutzrechtlichen Rechte einer Person begründen keinen pauschalen Anspruch auf vertrauliche Einzelmitteilungen der anderen Person. Bei Auskunft oder Herausgabe einer Kopie berücksichtige ich die Rechte und Freiheiten anderer Personen, insbesondere nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO, und schwärze oder trenne Inhalte, soweit dies erforderlich ist.

5. Eingesetzte Dienste und Empfänger

5.1 Doctolib

Ich nutze Doctolib für Terminverwaltung und Onlinebuchung, Nachrichten, Erinnerungen und den Austausch von Dokumenten. Anbieter ist die Doctolib GmbH, Mehringdamm 51, 10961 Berlin. Doctolib verarbeitet Praxis- und Klientendaten im Rahmen der vertraglich beauftragten Dienste als Auftragsverarbeiter; für das eigene Doctolib-Konto und weitere Plattformfunktionen kann Doctolib daneben eigenständig verantwortlich sein. Gesundheitsdaten der beauftragten Dienste werden nach Anbieterangaben in der Europäischen Union gespeichert. Rechnungen werden von mir als PDF erstellt und über Doctolib bereitgestellt beziehungsweise versandt.

5.2 E-Mail, Telefon und SMS

E-Mail-Kommunikation erfolgt über ein IONOS-Postfach. Anbieter ist IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Telefon- und SMS-Verbindungsdaten werden durch die beteiligten Telekommunikationsanbieter verarbeitet. Gewöhnliche E-Mails und SMS sind nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Bitte verwenden Sie für vertrauliche Inhalte möglichst die Nachrichtenfunktion von Doctolib.

5.3 Digitale und frühere Papierdokumentation

Aktuelle Dokumentation wird digital in Tresorit Professional gespeichert. Anbieter ist die Tresorit AG, Pfingstweidstrasse 60b, 8005 Zürich, Schweiz. Die Dateien sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt; Tresorit ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden. Dateinamen und Ordnerstrukturen werden soweit praktisch möglich pseudonymisiert. Ältere Papiernotizen werden verschlossen und vor unbefugtem Zugriff geschützt aufbewahrt.

5.4 PlaynVoice: freiwillige Audioaufnahme und KI-gestützte Dokumentation

Mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung kann eine Sitzung über das Mikrofon aufgezeichnet und durch PlaynVoice verarbeitet werden, um eine Transkription und eine strukturierte Gesprächsnotiz zu erstellen. Anbieter und Auftragsverarbeiter ist die Playn Solutions AG, Ausstellungsstrasse 114, 8005 Zürich, Schweiz.

Bei Paaren ist die Einwilligung beider Personen erforderlich. Sie können die Aufnahme ablehnen oder eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine Ablehnung hat keine nachteiligen Auswirkungen auf die Beratung oder Behandlung; die Dokumentation erfolgt dann manuell. Vor jeder Aufnahme wird die Zustimmung nochmals bestätigt.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO. Die Aufnahme dient ausschließlich der Dokumentation. Die erzeugte Notiz wird von mir fachlich geprüft und gegebenenfalls berichtigt. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Sie statt.

Nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag werden Audiodaten in der Regel innerhalb von 24 Stunden und Gesprächsnotizen in der Regel innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Ich übernehme die geprüfte Notiz in meine verschlüsselte Dokumentation und lösche den Eintrag in meinem PlaynVoice-Konto grundsätzlich spätestens 7 Tage nach dem sicheren Export. Direkte Identifikationsmerkmale werden durch den Dienst soweit möglich entfernt; die erzeugte Notiz wird dennoch als pseudonymisierte, besonders schützenswerte Information behandelt. Gesprächsinhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

PlaynVoice verarbeitet Patientendaten nach dem AVV nur in der Schweiz und der Europäischen Union. Für Hosting und Datenbankdienste werden Unterauftragsverarbeiter in der Schweiz, Schweden und der EU eingesetzt. Für Patientendaten sind Übermittlungen außerhalb EU/EWR/Schweiz vertraglich nicht erlaubt.

5.5 Videotelefonie über therapie.de

Für Online-Sitzungen kann die in therapie.de integrierte Videotelefonie des Pro Psychotherapie e.V., Landwehrstraße 35, 80336 München, genutzt werden. Die Teilnahme der Klientin oder des Klienten erfolgt ohne Registrierung. Die Verbindung ist verschlüsselt; die Sitzung wird durch den Dienst nicht aufgezeichnet. Die Videotelefonie wird nach Anbieterangaben auf eigenen Servern in Deutschland betrieben. IP-Adressen werden in Serverprotokollen verarbeitet; optionale Anzeigenamen und Terminnotizen werden nach Ablauf der nur wenige Stunden gültigen Sitzung gelöscht. Vor dem Betreten der Sitzung holt der Dienst eine Einwilligung in die technische Verarbeitung ein.

5.6 WhatsApp nur ausnahmsweise

WhatsApp ist kein regulärer Kommunikationsweg meiner Praxis. Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch kann der Dienst ausnahmsweise für kurze organisatorische Absprachen genutzt werden. Bitte senden Sie dort keine Therapieinhalte, Diagnosen oder anderen vertraulichen Einzelheiten. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited. Dabei können Metadaten und – je nach Nutzung – Inhalte durch Meta verarbeitet und in Drittländer übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; besondere Kategorien personenbezogener Daten werden über WhatsApp nicht planmäßig verarbeitet. Erforderliche organisatorische Informationen werden gegebenenfalls in die sichere Dokumentation übernommen und anschließend in WhatsApp gelöscht.

5.7 Abrechnung, Bank und Steuerberatung

Zahlungen erfolgen derzeit ausschließlich per Überweisung. Dadurch erhalten die beteiligten Kreditinstitute insbesondere Name, IBAN, Betrag, Zeitpunkt und Verwendungszweck. Meine Steuerberatung erhält nur die für Buchführung und Steuererklärungen erforderlichen Angaben aus den Kontenübersichten. Diese können Namen, Zahlungsbeträge und Buchungstexte enthalten, jedoch keine inhaltlichen Therapienotizen. Die Steuerberatung handelt im Rahmen ihrer gesetzlichen und berufsrechtlichen Aufgaben regelmäßig in eigener Verantwortlichkeit.

5.8 Weitere Empfänger

Daten werden im Übrigen nur weitergegeben, wenn Sie eingewilligt haben, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, dies zum Schutz lebenswichtiger Interessen erforderlich ist oder die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zulässig ist. Mögliche Empfänger sind insbesondere Behörden, Gerichte, Rechtsberatung oder von Ihnen ausdrücklich benannte Behandelnde und Kontaktpersonen.

6. Drittlandübermittlungen

PlaynVoice und Tresorit haben ihren Sitz in der Schweiz. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO. Patientendaten bei PlaynVoice werden nach dem AVV nur in der Schweiz und der Europäischen Union verarbeitet. Bei der ausnahmsweisen Nutzung von WhatsApp können Übermittlungen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Meta stützt solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf die jeweils anwendbaren Garantien; wegen des geringeren Kontrollniveaus soll WhatsApp nicht für vertrauliche Inhalte genutzt werden.

7. Aufbewahrung und Löschung

Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten oder vorrangigen Gründe entgegenstehen. Es gelten insbesondere folgende Regelfristen:

  1. Anfragen ohne anschließendes Vertragsverhältnis: grundsätzlich 6 Monate nach der letzten inhaltlichen Kommunikation
  2. Dokumentation einer heilkundlichen psychotherapeutischen Behandlung: grundsätzlich 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung gemäß § 630f Abs. 3 BGB, soweit keine längere Frist erforderlich ist
  3. Dokumentation einer nicht heilkundlichen Paar-, Trennungs- oder Einzelberatung: grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Abschluss der Beratung; detaillierte Arbeitsnotizen werden früher gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden
  4. Rechnungen und Buchungsbelege: grundsätzlich 8 Jahre; andere steuerlich relevante Unterlagen gegebenenfalls 6 oder 10 Jahre nach den gesetzlichen Vorgaben
  5. PlaynVoice: Audio nach dem AVV regelmäßig innerhalb von 24 Stunden; Gesprächsnotiz nach sicherem Export durch mich spätestens nach 7 Tagen. Der AVV nennt für Gesprächsnotizen zusätzlich eine Regellöschung innerhalb von 30 Tagen
  6. therapie.de: optionale Anzeigenamen und Terminnotizen nach Ablauf der wenige Stunden gültigen Sitzung; die Sitzung selbst wird nicht aufgezeichnet
  7. Doctolib-, E-Mail-, SMS- und Telefonkommunikation: nach dem Zweck der Nachricht; relevante Inhalte werden gegebenenfalls der Dokumentation zugeordnet und nach deren Frist gelöscht
  8. ältere Papiernotizen: nach Ablauf der für die zugehörige Behandlung oder Beratung geltenden Frist datenschutzgerecht vernichtet.

Bei einem laufenden Rechtsstreit, einer gesetzlichen Sperre oder einem konkreten Sicherheitsvorfall kann die Löschung bis zur Klärung ausgesetzt werden. In Datensicherungen können gelöschte Daten noch bis zum planmäßigen Überschreiben der Sicherung vorhanden sein; sie werden nur im Wiederherstellungsfall erneut aktiv verarbeitet.

8. Pflicht zur Bereitstellung und Freiwilligkeit

Die für Kontakt, Vertrag, Abrechnung und die fachgerechte Durchführung erforderlichen Angaben müssen bereitgestellt werden. Ohne diese Daten kann ich die gewünschte Leistung gegebenenfalls nicht anbieten. Angaben, die nicht erforderlich sind, sowie die Audioaufnahme und KI-gestützte Dokumentation sind freiwillig. Für die Audioaufnahme besteht eine gleichwertige Alternative durch manuelle Dokumentation.

9. Widerruf von Einwilligungen

Sie können eine Einwilligung jederzeit formlos über die oben genannten Kontaktdaten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf. Soweit Daten bereits Bestandteil einer gesetzlich aufzubewahrenden Behandlungsdokumentation sind, kann eine sofortige Löschung ausgeschlossen sein. Ein Widerruf der Audioaufnahme führt dazu, dass zukünftige Sitzungen nicht mehr aufgenommen werden.

10. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. KI-gestützte Notizen dienen nur als Dokumentationshilfe und werden von mir fachlich geprüft.

11. Ihre Rechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere folgende Rechte:

  1. Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
  2. Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  3. Löschung (Art. 17 DSGVO)
  4. Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  5. Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  6. Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO)
  7. Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Auskunfts- und Kopierechte können eingeschränkt sein, soweit Rechte und Freiheiten anderer Personen, insbesondere der Partnerin oder des Partners, betroffen sind. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte über die oben genannten Kontaktdaten an mich.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für meine Praxis ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

https://www.ldi.nrw.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes wenden.

13. Aktualisierung

Ich aktualisiere diese Information, wenn sich Abläufe, eingesetzte Dienste oder die Rechtslage wesentlich ändern. Die aktuelle Fassung kann in der Praxis angefordert und auf der Praxiswebsite bereitgestellt werden.